W jednym biurze pracownik codziennie odpowiada na wiadomości klientów i ma dostęp do ich danych. W drugim zespół korzysta z firmowych systemów poza siedzibą. W trzecim pojawiają się sygnały przeciążenia, choć wyniki nadal wyglądają dobrze. Wszystkie te sytuacje mieszczą się pod hasłem „szkolenia dla pracowników biurowych”, lecz wymagają innych działań.
Ten sposób wyboru przyda się firmom usługowym, działom administracji, HR i kadr, zespołom obsługi klienta, sprzedaży i księgowości, a także sekretariatom szkół i uczelni, biurom fundacji i stowarzyszeń, urzędom, jednostkom samorządowym, placówkom medycznym i opiekuńczym oraz małym firmom, w których jedna osoba pełni kilka funkcji. Najpierw trzeba ustalić, z jakimi danymi, narzędziami i obciążeniami pracuje konkretna osoba.
Kiedy zacząć od RODO?
Ochrona danych dotyczy nie tylko działu prawnego czy inspektora ochrony danych. Pracownik recepcji, sekretariatu, rekrutacji czy obsługi klienta codziennie decyduje, komu wysłać dokument, co powiedzieć przez telefon i gdzie odłożyć wydruk. Kurs „RODO w ochronie danych osobowych i bezpieczeństwo informacji w pracy” omawia rozpoznawanie danych osobowych, zasady ich przetwarzania i reagowanie na naruszenia.
Po kursie warto przećwiczyć trzy zwykłe sytuacje: wiadomość wysłaną do niewłaściwego odbiorcy, telefoniczną prośbę o cudze dane i pozostawiony wydruk. Pracownik powinien wiedzieć, komu zgłosić pomyłkę w swojej organizacji. Sam certyfikat ukończenia kursu nie potwierdza zgodności całej firmy z RODO; szkolenie trzeba połączyć z jej procedurami.
Kiedy ważniejsza jest bezpieczna praca zdalna?
Praca z domu, podróży lub biura klienta zmienia warunki korzystania z urządzeń i dokumentów. Kurs „Bezpieczna praca zdalna” obejmuje ochronę urządzeń i haseł, korzystanie z sieci, poczty i komunikatorów, rozpoznawanie phishingu oraz zgłaszanie podejrzenia incydentu. Przyda się zespołom hybrydowym, rekruterom, handlowcom i koordynatorom pracującym w różnych lokalizacjach. Trzeba go zestawić z narzędziami i zasadami obowiązującymi w firmie.
Jeśli ta sama osoba pracuje poza biurem i przetwarza dane osobowe, sensowny może być pakiet „Bezpieczeństwo pracy zdalnej + RODO”. Potrzeby obu szkoleń powinny wynikać z faktycznych obowiązków, a nie jedynie z ceny pakietu.
A gdy zespół jest przeciążony?
Zmęczenie po intensywnym tygodniu i długotrwałe przeciążenie to różne sprawy. Gdy pracownicy mówią o braku energii, problemach z koncentracją i niemożności odpoczynku, warto potraktować to poważnie. Szkolenie „Odzyskaj energię — jak pokonać wypalenie zawodowe” pomaga przyjrzeć się obciążeniu i sposobom dbania o siebie.
Organizacja nie może jednak przerzucać całej odpowiedzialności na uczestnika kursu. Jeżeli źródłem problemu są stale nadmierne zadania, brak zastępstw lub niejasne priorytety, potrzebne są również zmiany w pracy zespołu. Szkolenie nie zastępuje rozmowy z przełożonym ani pomocy specjalisty, gdy jest potrzebna.
Jeden kurs czy pakiet?
- Praca z danymi i dokumentami: RODO i bezpieczeństwo informacji.
- Praca poza biurem: Bezpieczna praca zdalna.
- Praca zdalna oraz dostęp do danych: pakiet praca zdalna + RODO.
- Przeciążenie i praca poza biurem: pakiet wypalenie + praca zdalna.
- Przeciążenie i praca z danymi: pakiet wypalenie + RODO.
- Wszystkie trzy obszary dotyczą tych samych osób: pakiet trzech kursów.
Pakiet nie musi być dobrym wyborem dla całej organizacji. W sekretariacie domu seniora najpilniejsza może być ochrona danych mieszkańców, a w zespole rozproszonym — bezpieczeństwo pracy poza biurem. Podział według ról ogranicza liczbę szkoleń „dla wszystkich”, z których później niewiele wynika.
Jak sprawdzić, czy szkolenie działa?
Wybierz jedną sytuację, którą chcesz poprawić: bezpieczne udostępnianie dokumentów, rozpoznawanie podejrzanych wiadomości lub wcześniejsze sygnalizowanie przeciążenia. Ustal grupę uczestników i czas na naukę w godzinach pracy. Po kursie zastosuj krótkie ćwiczenie dotyczące waszej organizacji. Przy bezpieczeństwie może to być scenariusz zagubionego laptopa lub wiadomości do złego odbiorcy. Przy przeciążeniu lepsza będzie rozmowa o organizacji pracy niż testowanie prywatnych problemów pracowników.
Finansowanie większej grupy
Pracodawca może zapłacić z budżetu szkoleniowego.
CKO informuje na stronie kursu bezpiecznej pracy zdalnej, że przy większej liczbie dostępów można zapytać o ofertę z indywidualną wyceną. W zapytaniu podaj liczbę osób, tematy i sposób pracy zespołu.
Kursy i pakiety CKO dla zespołów biurowych
Dobierz szkolenie do obowiązków
Pojedyncze kursy: RODO, bezpieczna praca zdalna, wypalenie zawodowe.
Pakiety: praca zdalna + RODO, wypalenie + praca zdalna, wypalenie + RODO, pakiet trzech kursów.